Sut i sefydlu ystafell gyfarfod

Sut i sefydlu ystafell gyfarfod

Mae ystafelloedd cyfarfod yn rhan hanfodol o unrhyw fodernswyddfaac mae eu gosod yn gywir yn hanfodol, gall peidio â chael y cynllun cywir ar gyfer yr ystafell gyfarfod arwain at gyfranogiad isel. Felly mae'n bwysig ystyried ble bydd y cyfranogwyr yn eistedd yn ogystal â lleoliad unrhyw offer clyweledol. Mae sawl cynllun gwahanol i'w hystyried, pob un â phwrpas gwahanol.

Cynlluniau gwahanol o ystafelloedd cyfarfod

Nid oes angen byrddau ar gyfer arddull theatr, ond rhesi o gadeiriau sy'n wynebu blaen yr ystafell (yn debyg iawn i theatr). Mae'r arddull eistedd hon yn addas ar gyfer cyfarfodydd nad ydynt yn rhy hir ac nad oes angen nodiadau helaeth arnynt.

Arddull Ystafell Fwrdd yw seddi ystafell fwrdd clasurol gyda chadeiriau o amgylch y bwrdd canolog. Mae'r arddull hon o ystafell yn berffaith ar gyfer cyfarfodydd byr o ddim mwy na 25 o bobl.

Mae'r arddull siâp U yn gyfres o fyrddau wedi'u trefnu ar siâp "U", gyda chadeiriau wedi'u gosod ar hyd y tu allan. Mae hwn yn gynllun amlbwrpas, gan fod gan bob grŵp fwrdd ar gyfer cymryd nodiadau, sy'n berffaith ar gyfer hwyluso deialog rhwng y gynulleidfa a'r siaradwr.

Sgwâr gwag. I wneud hyn, trefnwch y bwrdd mewn sgwâr i roi lle i'r siaradwr symud rhwng y byrddau.

Os yn bosibl, mae'n well cael lle i newid rhwng gwahanol gynlluniau ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd. Efallai y byddwch hyd yn oed yn canfod bod cynllun llai traddodiadol yn fwy cynrychioliadol o'ch cwmni. Ceisiwch ddarganfod y cynllun mwyaf cyfforddus i annog lefel dda o gyfranogiad pan fo angen.

Offer ac offer ar gyfer yr ystafell gyfarfod

Cyn gyffrous ag y gall agwedd weledol dewis ystafell gynadledda newydd fod, yr hyn y mae'r ystafell i fod i'w wneud sy'n bwysig. Cyn gyffrous ag y gall agwedd weledol dewis ystafell gynadledda newydd fod, yr hyn y mae'r ystafell i fod i'w wneud sy'n bwysig.

Mae hyn yn golygu bod rhaid i'r holl offer angenrheidiol fod ar gael ac mewn cyflwr gweithio. O sicrhau bod eitemau annhechnegol fel byrddau gwyn, pennau a siartiau fflip yn gweithio ac yn hawdd eu defnyddio, i ddarparu offer cynhadledd clyweledol a bod yn barod i'w droi ymlaen pan fydd y cyfarfod yn dechrau.

Os yw eich gofod yn fawr, efallai y bydd angen buddsoddi yn nyluniad y swyddfameicroffonaua thaflunyddion i sicrhau y gall pawb glywed, gweld a chymryd rhan. Mae'r dull o sicrhau bod pob cebl yn cael ei gadw'n lân ac yn daclus hefyd yn ystyriaeth dda, nid yn unig o safbwynt gweledol, ond hefyd o safbwynt sefydliadol, iechyd a diogelwch.

Dyluniad acwstig ystafell gyfarfodom

Mae gan ddyluniad y swyddfa ofod cyfarfod sy'n edrych yn wych, ond rhaid i ansawdd y sain yn yr ystafell fod yn dda hefyd, sy'n arbennig o bwysig os yw llawer o gyfarfodydd yn cynnwys ffonio i mewn dros y ffôn neu fideo-gynadledda.

Mae amrywiaeth o ffyrdd i sicrhau bod gan eich ystafell gynadledda acwsteg ddigonol. Un ffordd o wneud hyn yw sicrhau bod gan eich ystafell gynadledda gymaint o arwynebau meddal â phosibl. Gall cael ryg, cadair feddal neu soffa leihau atseinio a allai ymyrryd â'r sain. Gall addurniadau ychwanegol fel planhigion a thaflenni hefyd reoli adleisiau a gwella ansawdd galwadau.

Wrth gwrs, gallwch hefyd ddewis cynhyrchion sain sydd ag effaith lleihau sŵn dda, fel clustffonau canslo sŵn, ffôn siarad. Gall y math hwn o gynhyrchion sain sicrhau ansawdd sain eich cynhadledd. Oherwydd yr epidemig yn ystod y blynyddoedd diwethaf, dechreuodd cynhadledd ar-lein ddod yn boblogaidd, felly mae ystafelloedd cynhadledd cynhwysfawr wedi dod yn hanfodol.

Mae'n fersiwn wedi'i huwchraddio o ystafell gynadledda oherwydd nid yn unig y mae'n rhaid iddi ddarparu lle i fynychwyr yn bersonol, ond mae hefyd yn hwyluso cyfarfodydd gyda chydweithwyr o bell. Fel ystafelloedd cynadledda, mae ystafelloedd cyfarfod cyffredinol yn amrywio o ran maint, ond mae angen offer cynadledda arbenigol arnynt i gyd yn seiliedig ar nifer y cyfranogwyr. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae wedi dod yn fwyfwy cyffredin cael ystafelloedd cyfarfod integredig ar gyfer llwyfannau cyfarfod penodol y gall cwmnïau eu defnyddio, fel Ystafelloedd Microsoft Teams.

Gyda chymorth Inbertec i ddod o hyd i atebion sain a fideo sy'n addas ar gyfer unrhyw leoliad ystafell gynadledda, rydym yn cynnig amrywiaeth o offer cyfarfod sy'n addas ar gyfer ystafelloedd cyfarfod — o rai cludadwyclustffonau canslo sŵni atebion fideo-gynadledda. Waeth beth fo lleoliad eich ystafell gynadledda, gall Inbertec ddarparu'r atebion sain a fideo cywir i chi.