Sut i sefydlu ystafell gyfarfod

Sut i sefydlu ystafell gyfarfod

Mae ystafelloedd cyfarfod yn rhan hanfodol o unrhyw fodernswyddfaac mae'n hanfodol eu gosod yn gywir, a gall peidio â chael trefn gywir yr ystafell gyfarfod arwain at gyfranogiad isel. Mae'n bwysig felly ystyried lle bydd y cyfranogwyr yn eistedd yn ogystal â lleoliad unrhyw offer clyweledol. Mae yna sawl cynllun gwahanol i'w hystyried, pob un â phwrpas gwahanol.

Gwahanol gynlluniau ystafelloedd cyfarfod

Nid oes angen byrddau ar arddull theatr, ond rhesi o gadeiriau yn wynebu blaen yr ystafell (yn debyg iawn i theatr). Mae'r arddull eistedd hon yn addas ar gyfer cyfarfodydd nad ydynt yn rhy hir ac nad oes angen nodiadau helaeth arnynt.

Mae Steil Ystafell Fwrdd yn seddi ystafell bwrdd clasurol gyda chadeiriau o amgylch y bwrdd canolog. Mae'r math hwn o ystafell yn berffaith ar gyfer cyfarfodydd byr o ddim mwy na 25 o bobl.

Mae'r arddull siâp U yn gyfres o fyrddau wedi'u trefnu mewn siâp "U", gyda chadeiriau wedi'u gosod ar hyd y tu allan. Mae hwn yn gynllun amlbwrpas, gan fod gan bob grŵp fwrdd ar gyfer cymryd nodiadau, sy'n berffaith ar gyfer hwyluso deialog rhwng y gynulleidfa a'r siaradwr.

Sgwâr gwag. I wneud hyn, trefnwch y bwrdd mewn sgwâr i roi lle i'r siaradwr symud rhwng y byrddau.

Os yn bosibl, mae'n well cael lle i newid rhwng gwahanol gynlluniau ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd. Efallai y byddwch hyd yn oed yn gweld bod cynllun llai traddodiadol yn fwy cynrychioliadol o'ch cwmni. Ceisiwch ddarganfod y cynllun mwyaf cyfforddus i annog lefel dda o gyfranogiad pan fo angen.

Offer ac offer ar gyfer yr ystafell gyfarfod

Er mor gyffrous ag y gall yr agwedd weledol o ddewis ystafell gynadledda newydd fod, yr hyn y mae'r ystafell i fod i'w wneud sy'n bwysig. Er mor gyffrous ag y gall yr agwedd weledol o ddewis ystafell gynadledda newydd fod, yr hyn y mae'r ystafell i fod i'w wneud sy'n bwysig.

Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i'r holl offer angenrheidiol fod ar gael ac mewn cyflwr gweithio. O wneud yn siŵr bod eitemau annhechnegol fel byrddau gwyn, beiros a siartiau troi yn gweithio ac yn hawdd eu defnyddio, i ddarparu offer cynadledda clyweledol a bod yn barod i'w droi ymlaen pan fydd y cyfarfod yn dechrau.

Os yw eich gofod yn fawr, efallai y bydd angen i ddyluniad y swyddfa fuddsoddi ynddomeicroffonaua thaflunwyr i sicrhau bod pawb yn gallu clywed, gweld, a chymryd rhan. Mae'r dull o sicrhau bod yr holl geblau'n cael eu cadw'n lân ac yn daclus hefyd yn ystyriaeth dda, nid yn unig o safbwynt gweledol, ond hefyd o safbwynt sefydliadol, iechyd a diogelwch.

Dyluniad acwstig o gyfarfod room

Mae gan ddyluniad y swyddfa fan cyfarfod sy'n edrych yn wych, ond mae'n rhaid i ansawdd sain yr ystafell fod yn dda hefyd, sy'n arbennig o bwysig os yw llawer o gyfarfodydd yn cynnwys deialu dros y ffôn neu fideo-gynadledda.

Mae yna amrywiaeth o ffyrdd i sicrhau bod gan eich ystafell gynadledda acwsteg ddigonol. Un ffordd o wneud hyn yw sicrhau bod cymaint o arwynebau meddal â phosibl yn eich ystafell gynadledda. Gall cael ryg, cadair feddal neu soffa leihau atseiniad a allai ymyrryd â'r sain. Gall addurniadau ychwanegol fel planhigion a thafliadau hefyd reoli adleisiau a gwella ansawdd galwadau.

Wrth gwrs, gallwch hefyd ddewis cynhyrchion sain gydag effaith lleihau sŵn da, megis clustffonau canslo sŵn, ffôn siarad. Gall y math hwn o gynhyrchion sain sicrhau ansawdd sain eich cynhadledd. Oherwydd yr epidemig yn ystod yr ychydig flynyddoedd diwethaf, dechreuodd cynhadledd ar-lein ddod yn boblogaidd, felly mae ystafelloedd cynadledda cynhwysfawr wedi dod yn hanfodol.

Mae'n fersiwn wedi'i huwchraddio o ystafell gynadledda oherwydd mae'n rhaid iddi nid yn unig ddarparu ar gyfer mynychwyr yn bersonol, ond mae hefyd yn hwyluso cyfarfodydd gyda chydweithwyr o bell. Fel ystafelloedd cynadledda, mae ystafelloedd cyfarfod cyffredinol yn amrywio o ran maint, ond mae angen offer cynadledda arbenigol arnynt i gyd yn seiliedig ar nifer y cyfranogwyr. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae wedi dod yn fwyfwy cyffredin i gael ystafelloedd cyfarfod integredig ar gyfer llwyfannau cyfarfod penodol y gall cwmnïau eu defnyddio, megis Microsoft Teams Rooms.

Gyda chymorth Inbertec i ddod o hyd i atebion sain a fideo sy'n addas ar gyfer unrhyw leoliad ystafell gynadledda, rydym yn cynnig ystod o offer cyfarfod sy'n addas ar gyfer ystafelloedd cyfarfod - o offer cludadwyclustffonau canslo sŵni atebion fideo-gynadledda. Waeth beth yw lleoliad eich ystafell gynadledda, gall Inbertec ddarparu'r atebion sain a fideo cywir i chi.